Blog

Betaald krijgen én de klantrelatie goedhouden


Door Erwin van Wijk, toegevoegd gerechtsdeurwaarder en trainer bij Bosveld.

Er is geen ondernemer die de gevolgen van de coronacrisis niet merkt. Met een enkeling gaat het nu juist beter, maar de meeste hebben of krijgen het lastig. Het wordt een risico zodra uw klant u niet meer betaalt voor het werk dat u wel heeft verricht. Ondanks dat u begrip heeft voor de situatie, kan zo het probleem van uw klant ook gevolgen hebben voor u. Dat wilt u voorkomen. Maar hoe kunt u betaald krijgen en uw klantrelatie goedhouden?


Contact houden

Nadat u als accountant uren heeft besteed aan rapportages, onderzoek of andere werkzaamheden voor uw klant, wilt u uw factuur betaald krijgen. Dat is logisch. Wanneer een betaling uitblijft en uw klant door de jarenlange relatie een (informeel) beroep doet op uw geduld en vertrouwen, kan dat lastig zijn. Zeker wanneer deze klant de volgende reeks werkzaamheden weer aandient en u het gevoel heeft dit niet te kunnen weigeren. Dan is het goed om kritisch te kijken naar uw debiteurenbeleid, contact op te nemen met uw klanten en het gesprek aan te gaan.  


Hulp bij incasseren

Het kan zijn dat het ondanks een verscherpt debiteurenbeheer niet lukt om een factuur betaald te krijgen. Daar kan Bosveld als een incasso en deurwaarderskantoor bij helpen, bijvoorbeeld door een sommatie exploot uit te brengen. Want voor u als accountant is een goede klantrelatie van groot belang en wilt deze niet beschadigen. Waarom juist dan een sommatie exploot uitbrengen?


Bezoek van een deurwaarder 

Een sommatie exploot uitbrengen betekend dat een deurwaarder een bezoek brengt aan de debiteur met de factuur en hem persoonlijk sommeert (verzoekt) om binnen 24 uur te betalen, zonder tussenkomst van de rechtbank. Er zijn dan dus nog geen gerechtelijke kosten (griffierechten) verschuldigd, dat scheelt zowel voor u als opdrachtgevers als voor uw klant. Door op een constructieve en doortastende manier het gesprek aan te gaan, kunnen er betalingsafspraken gemaakt worden en hoeft de klantrelatie niet negatief te worden beïnvloed. Hoe dat in zijn werk kan gaan leest u in een praktijkvoorbeeld.


Praktijkvoorbeeld van Bosveld: mijn bezoek als deurwaarder

Een van onze klanten, een MKB accountant, had moeite met het geïncasseerd krijgen van zijn jaarlijkse factuur. Zijn vertrouwde en gewaardeerde klant, een vastgoedondernemer die in zwaar weer terecht was gekomen, had na 3 betalingsbeloftes de factuur nog steeds niet voldaan. Sommige ondernemers verkeren in de hoop of het optimisme, dat na regen weer zonneschijn komt. En deze ondernemer gaf aan dat hij het vooruitzicht had op een miljoenenproject. Dit klonk als mooie toekomstmuziek en de accountant twijfelde niet aan de bereidwilligheid van zijn klant, maar hoe lang blijft u in beloftes geloven? 


Mijn bezoek aan de ondernemer

De accountant wilt dat zijn factuur betaalt wordt, maar zeker niet de relatie met zijn klant beschadigen. Na overleg adviseerde ik,  Erwin van Wijk, om een sommatie exploot uit te brengen. Ik ging bij de ondernemer langs en besprak de situatie met een bemiddelende en neutrale houding. De factuur kon nu niet voldaan worden, dat was duidelijk. Door mijn ervaring als deurwaarder schatte ik in dat de factuur na procedure met beslag kon worden geïnd, maar het leek mij verstandiger om dat nu nog niet te doen. Ik stimuleerde de ondernemer om te blijven strijden voor zijn miljoenenproject en gaf aan dat ik de situatie met de accountant ging bespreken. 


Betaald krijgen 

Na mijn bezoek adviseerde ik de accountant om zijn klant even wat lucht te geven. Het resultaat: twee maanden later belde de klant op met de mededeling dat hij het totaalbedrag van € 16.000,00 overgemaakt had. Hard op de inhoud, zacht op de persoon. Dat is behoud van uw klantrelatie.


Contact

Heeft u vragen over een sommatie exploot of wilt u advies ontvangen over het incasseren van een openstaande factuur? Neem dan vrijblijvend contact op via novak_at_bosveld.nl of met Jeroen van de Haar via 06-102 66 538 of via jvdhaar_at_bosveld.nl. Wij denken graag met u mee.